Extrasul de cont 

Extrasul de cont se utilizează ca document de inventariere a soldurilor conturilor privind datoriile și creanțele entității în relațiile cu terții, dar servește și la comunicarea și solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, rămase neachitate, provenite din relații economico-financiare și că instrument de conciliere prearbitrala. 

Se întocmește în trei exemplare de către compartimentul financiar-contabil al unității beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitică. 

Extrasul de cont circulă: 

  • la conducătorul compartimentului financiar-contabil și conducătorul unității emitente, pentru semnare (toate exemplarele); 
  • la unitatea debitoare (exemplarele 1 și 2), care restituie unității emitente exemplarul 2 semnat pe verso de conducătorul unității și conducătorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele obiecții asupra sumelor prevăzute în extrasul de cont se consemnează într-o notă explicativă semnată de conducătorul unității și conducătorul compartimentului financiar-contabil, care se anexează la exemplarul 2 al extrasului de cont. 

 

Extrasul de cont se arhivează: 

  • la compartimentul financiar-contabil al unității emitente (exemplarul 3, precum și exemplarul 2, după primirea confirmării); 
  • la compartimentul financiar-contabil al unității debitoare (exemplarul 1). 

 

Important. Extrasul de cont se întocmește doar de către entitatea beneficiară (creditorul în relația cu terțul). Prin urmare extrasele de cont vor fi emise numai clienților beneficiari, nu și furnizorilor. De la furnizori se așteaptă să-și îndeplinească procedura legală privind emiterea extraselor de cont. Totuși, în cazul în care acesta obligație nu este îndeplinită, este necesar un punctaj reciproc scris sau se solicită furnizorului emiterea extrasului de cont. 

 

Fișier atașat: Model extras de cont clienți

 

În situația entităților care efectuează decontarea creanțelor pe bază de deconturi interne sau deconturi externe periodice confirmate de către parteneri, aceste documente pot ține locul extraselor de cont confirmate. 
În cazul creanțelor pentru care există constituite ajustări pentru depreciere sau ajustări pentru pierdere de valoare, în listele de inventariere se înscrie valoarea de înregistrare în contabilitate a acestora, mai puțin ajustările pentru depreciere sau pierdere de valoare înregistrate până la data inventarierii, care se compară cu valoarea lor actuală, stabilită cu ocazia inventarierii, pe baza de constatări faptice. 
Pentru creanțele incerte ori în litigiu se întocmesc liste de inventariere distincte sau situații analitice separate. 

 

Diferențe în scrisoarea de circularizare 


În mod ideal nu ar trebuie să existe diferențe la inventar în ceea ce privește creanțele. Totuși, sunt destul de frecvente nepotrivirile între parteneri, caz în care creanța înregistrată în contabilitatea unității ar putea să fie la o altă valoare decât cea confirmată de client. 


Diferențele pot consta în: 

  • clientul nu a înregistrat în contabilitate factura emisă de furnizor sau a înregistrat-o în contul unui alt partener; 
  • clientul nu a înregistrat în contabilitate o plată sau a înregistrat plată în contul altui furnizor; 
  • furnizorul a omis de la înregistrare factura (fapt foarte rar întâlnit) sau a înregistrat-o în contul altui client; 
  • furnizorul nu a înregistrat o încasare, sau a înregistrat-o în contul altui client. 

 

Indiferent de motivul care a stat la baza diferenței dintre parteneri, el trebuie identificat, astfel încât, în cele din urmă, să se poată ajunge la același rezultat. 

 

Evaluarea creanțelor 


Evaluarea la inventar a creanțelor se face la valoarea lor probabilă de încasare. 

Diferențele constatate în minus între valoarea de inventar stabilită la inventariere și valoarea contabilă a creanțelor se înregistrează în contabilitate pe seama ajustărilor pentru deprecierea creanțelor. 

Pentru creanțele incerte se constituie ajustări pentru pierdere de valoare. 

Pentru exemplificarea cazurilor reprezentând creanțele incerte se consideră următoarea situație: 

 

Exemplu: 
Ipoteză. La data de 31 decembrie N, cu ocazia inventarierii, se constată existența unei creanțe neîncasate în sumă de 12.380 lei. Creanța a fost înregistrată în contabilitate la data de 20 ianuarie N. Conform informațiilor publice, se identifică faptul ca partenerul în cauză este în lichidare. Analizând situația patrimonială a debitorului, specialiștii din comisia de inventariere concluzionează că probabilitatea de recuperare a creanței este de 60%. 
Soluție. Pentru suma reprezentând 40% din valoarea creanței (sumă ce se estimează a nu mai fi recuperată), comisia de inventariere propune înregistrarea unei ajustări pentru depreciere. 

 

O situație distinctă o reprezintă cazul în care, pentru creanța luată ca exemplu, clientul a fost acționat în instanță. În acest din urmă caz, comisia de inventariere va propune înregistrarea unui provizion pentru litigiu. Totodată, suma aferentă creanței clienților va fi trecută în categoria clienților incerți (cont 4118). 

 

Evaluarea creanțelor în valută 


Evaluarea la bilanț a creanțelor exprimate în valută se face la cursul de schimb valutar comunicat de Banca Națională a României, valabil la data încheierii exercițiului financiar. 

În scopul prezentării în bilanț, valoarea creanțelor, astfel evaluate, se diminuează cu ajustările pentru pierdere de valoare. 

Evaluarea creanțelor exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute 
Pentru creanțele, exprimate în lei, a căror decontare se face în funcție de cursul unei valute, eventualele diferențe favorabile sau nefavorabile, care rezultă din evaluarea acestora se înregistrează la alte venituri sau alte cheltuieli financiare, în funcție de situația de fapt. 
Diferențele de curs valutar, favorabile sau nefavorabile, între cursul de schimb al pieței valutare, comunicat de Banca Națională a României de la data înregistrării creanțelor sau datoriilor în valută, sau cursul la care acestea sunt înregistrate în contabilitate și cursul de schimb de la data încheierii exercițiului financiar, se înregistrează la venituri sau cheltuieli din diferențe de curs valutar, după caz. 

Evaluarea prevăzută anterior ca necesar a fi efectuată trebuie să includă și: 

  • creanțele, reflectate în conturile 481 -Decontări între unitate și subunități și 482 Decontări între subunități de subunitățile din România, care aparțin unor persoane juridice cu sediul sau domiciliul în străinătate, provenind din relațiile cu persoana juridică căreia (cacofonia aparține legiuitorului) îi aparțin aceste subunități, respectiv cu alte subunități ale aceleiași persoane juridice; 
  • avansurile acordate pentru cumpărări de bunuri de natura stocurilor, respectiv primite pentru livrări de bunuri și prestări de servicii (contul 409-Furnizori-debitori). 

Pentru deprecierea creanțelor din conturile de clienți, decontări în cadrul grupului și debitori, cu ocazia inventarierii la sfârșitul exercițiului financiar, se reflectă ajustări pentru depreciere. 

 

Inventarierea creanțelor în legătură cu bugetul de stat sau alte bugete publice 


Inventarierea creanțelor în legătură cu bugetul de stat sau cu bugetele locale se face prin analiza documentelor emise de autorități. 
În cazul TVA de recuperat, sume virate în plus în contul bugetului de stat, sume virate în plus în contul bugetului asigurărilor sociale, verificarea se face prin analiza fișei pe plătitor emisă de autoritățile fiscale. 


În cazul sumelor achitate în plus la bugetele locale, eventualele sume virate în plus se verifică prin analiza documentului informativ emis de autoritățile locale. 


În cazul constatării unor diferențe, este important a fi identificate cauzele apariției acestora. Posibile cauze pot fi: 

  • în contabilitate s-a omis înregistrarea unei datorii către bugetul de stat sau bugetele locale 
  • de-a lungul timpului au fost înregistrate dobânzi sau penalități, care au fost acoperite din sumele achitate în plus, fără ca acest lucru să fi fost reflectat și în contabilitatea unității. 

 

Creanțe prescrise 


În România, termenul de prescripție pentru creanțe comerciale este de 3 ani. La sfârșitul celor 3 ani, dreptul creditorului de a-și recupera banii se stinge, cu excepția cazurilor când termenul de prescripție se întrerupe (de exemplu debitorul este acționat în justiție). 

La scăderea din evidență a creanțelor ale căror termene de încasare sunt prescrise, entitățile trebuie să demonstreze ca au fost întreprinse toate demersurile legale, pentru decontarea acestora (pct. 328 OMFP 1.802/2014). 

Conform pct. 39 din OMFP 2.861/2009, pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescripție a creanțelor sau din alte cauze, comisia de inventariere solicită explicații scrise de la persoanele care au răspunderea urmăririi decontării creanțelor. 

 

Considerăm un exemplu în sensul expunerii modalității de înregistrare a creanțelor prescrise: 

 

Exemplu: 
Ipoteză. La data de 31 decembrie N, cu ocazia inventarierii, se constată existența unei creanțe neîncasate în sumă de 12.380 lei. Creanța a fost înregistrată în contabilitate la data de 20 ianuarie N-3. Comisia de inventariere constată că a fost depășit termenul de prescripție și determină că situația este cauzată de lipsa de interes manifestată de conducere în recuperarea creanței în cauză. 
Soluție. Comisia de inventariere propune anularea creanței prin înregistrarea ei în costuri. 

 

Atenție! Contribuabilii care scot din evidența clienții neîncasați sunt obligați să comunice în scris acestora scoaterea din evidență a creanțelor respective, în vederea recalculării profitului impozabil la persoana debitoare. 
 

Inventarierea patrimoniului Înapoi la pagina principală Inventarierea patrimoniului 2017