Adunările generale ale acționarilor/asociaților pe durata stării de urgență

Pe durata stării de urgență, adunările generale ale acționarilor/asociaților pot avea loc, chiar dacă actul constitutiv nu prevede sau interzice, și prin corespondență sau prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță.

Organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va indica în convocator toate informațiile referitoare la data și ora adunării, formele de participare și modul de desfășurare a adunării generale și de acces al acționarilor/asociaților la aceasta, locul unde se transmit procurile, precum și modalitățile de exercitare a dreptului de vot.

Dacă pe ordinea de zi a adunării generale a acționarilor se află aspecte care necesită vot secret conform art. 130 alin. (2) din Legea nr. 31/1990, republicată, cu modificările și completările ulterioare, organul statutar care are competența de a convoca adunarea generală va asigura ca votul acționarilor să fie exprimat prin mijloace care nu permit deconspirarea acestuia decât acelor persoane însărcinate cu numărarea și validarea voturilor în cadrul adunării.

 

Adunările generale ținute exclusiv prin corespondență

În cazul adunărilor generale ținute exclusiv prin corespondență, nu se aplică regulile care implică prezența fizică a acționarilor/asociaților. În acest caz, directorii și membrii consiliului de administrație sau, după caz, membrii directoratului și cei ai consiliului de supraveghere sau administratorul ori administratorii nu sunt ținuți de obligația de a participa la adunarea generală a acționarilor/asociaților.

Acționarii/Asociații comunică votul prin corespondență în modalitățile indicate în convocator, și anume prin scrisoare recomandată, servicii de poștă sau curier ori prin scrisoare transmisă pe cale electronică, având încorporată, atașată sau logic asociată semnătura electronică extinsă, astfel încât votul să fie primit de societate până la data ținerii ședinței.

Președintele consiliului de administrație ori administratorul cu puteri de reprezentare sau, după caz, președintele directoratului ori persoana împuternicită de acesta, în cazul în care președintele sau administratorul ori președintele directoratului se află în imposibilitatea de a-și îndeplini funcția, împreună cu, acolo unde este posibil, un angajat al societății desemnat de președintele consiliului de administrație sau de administrator ori de președintele directoratului în calitate de secretar tehnic vor întocmi și vor semna un proces-verbal al adunării în care se va indica:

a) îndeplinirea formalităților de convocare conform prezentei ordonanțe de urgență;

b) decizia organului statutar care are competența de convocare a adunării generale privind organizarea adunării exclusiv prin vot prin corespondență;

c) numărul total de acționari/asociați care și-au comunicat votul, numărul total de acțiuni/părți sociale și drepturi de vot pentru care s-a exprimat în mod valabil votul prin corespondență;

d) îndeplinirea/neîndeplinirea cerințelor de cvorum, exclusiv potrivit voturilor prin corespondență;

e) hotărârile adoptate și numărul de voturi exprimate pentru fiecare opțiune de vot aferente fiecărui punct al ordinii de zi care este supus votului și, după caz, modul în care acționarii/asociații au votat asupra fiecărui punct al ordinii de zi;

f) acționarii/asociații care au votat contra unor hotărâri și au solicitat menționarea opoziției lor în procesul-verbal.

Împuternicirea poate fi transmisă de președintele consiliului de administrație ori de administrator sau, după caz, de președintele directoratului prin orice mijloc de comunicare care asigură comunicarea textului.

 

Adunarea generală a acționarilor/asociaților prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță

Adunarea generală a acționarilor/asociaților poate fi ținută prin mijloace electronice de comunicare directă la distanță, precum teleconferința sau videoconferința, cu respectarea caracterului secret al votului, dacă este cazul, și a dreptului de exercitare a votului prin corespondență.

Mijloacele electronice de comunicare la distanță trebuie să îndeplinească condițiile tehnice necesare pentru a permite:

a) compatibilitatea cu cele mai uzuale tehnologii fixe sau mobile de acces, cu un număr cât mai mare de sisteme de operare și conectarea cu rețele publice fixe sau mobile de comunicații electronice;

b) identificarea participanților și participarea efectivă a acestora la ședință;

c) transmisiunea continuă și în timp real a adunării generale, înregistrarea și arhivarea acesteia;

d) comunicarea bidirecțională în timp real, astfel încât acționarii/asociații să se poată adresa de la distanță adunării generale;

e) exprimarea votului în cursul adunării generale și înregistrarea acestuia;

f) verificarea ulterioară a modului în care s-a votat în adunare.

În cazul în care acționarii/asociații participă la adunarea generală prin reprezentant, procurile în original sunt transmise sau depuse la locul indicat în convocare, prin scrisoare recomandată sau servicii de poștă ori curier, respectiv prin poșta electronică în situația procurilor semnate cu semnătură electronică extinsă, astfel încât să fie primite de societate până la data ținerii ședinței.